IT-решение для ивент-бизнеса собрали поверх того, что уже работало: Google Sheets остались основой, мобильное приложение добавило съёмку по позициям, валидатор избавил от битых ячеек, генератор закрыл сборку DOCX.
Как процесс был устроен пять лет
Вся отчётность держалась на Google Sheets и терпении команды:
- фотографы снимали всё подряд, без привязки к позициям сметы;
- менеджеры распечатывали 20 и более листов, вычёркивая пункты по наитию;
- архив из тысяч кадров разбирали вручную через Telegram;
- к финалу проекта накапливалось свыше 5000 фото, до половины из которых оказывались дублями одного и того же ракурса, а строка за второй день монтажа могла остаться незакрытой.
Незакрытые строки заказчик вычёркивает из оплаты. Передать проект другому менеджеру было невозможно: вся площадка существовала в голове одного человека.
Что изменили
Поверх привычных таблиц выстроили единый контур автоматизации отчётов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение на площадке, модерация и готовый DOCX по шаблону заказчика.
Фотограф открывает карточку позиции, где день и блок уже выбраны. Внутри карточки: название, блок сметы, контакт ответственного, при необходимости образец. Сделанный кадр сразу попадает в структуру сметы, а общий чат для разбора фотографий больше не требуется.
Результаты в цифрах
- цикл отчётности сократился с 640 человекочасов до 64;
- разбор фото ускорился в 10 раз;
- сборка итогового документа занимает около 3 часов вместо примерно 320;
- правок от заказчика стало втрое меньше: отчёт сразу собирается в формате приёмки — позиция, время, место, день.
Что ещё разбирается в статье
- Почему на одну строку сметы часто нужны два кадра и как задачу закрыли двумя слотами на позицию.
- Как две недели работы в полях, с участием в монтаже и съёмках, выявили проблемы, о которых заказчик не подозревал. Контроль прорабов и бригад добавили уже после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически уходит бригаде вместе со сроком исправления.
- Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного контура за 8-12 месяцев. С готовым решением сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
- Расчёт было и стало по каждому этапу и итоговая экономия в 576 человекочасов.
Автор
Материал подготовил Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. По его словам, новый сотрудник теперь включается в проект примерно за час, тогда как раньше на это уходили недели работы с архивом и распечатками.
Источник:
